JEFE DE ATENCION A CLIENTES

Tipo de colaborador

Objetivo del puesto

Supervisar actividades operativas.

Implementar y gestionar estrategias que contribuyan a dar seguimiento a las entregas de los clientes sean realizadas en tiempo y forma.

Responsabilidades y actividades

Responsabilidad 1

Garantizar la calidad de la información otorgada en los reportes de incidencia para que se atiendan correctamente y a tiempo.

• Supervisar la captura correcta de pedidos Zfol en el Sistema SAP a través de la generación del reporte lista de pedidos. Caso contrario definir un plan de trabajo que considere la captura al 100%.
• Verificar al finalizar el día los motivos de pedido zfol
• Revisar que se corrijan las diferencias detectadas en los pedidos Zfol capturados y se consideren las indicaciones del Coordinador de Servicios de entrega
• Validar que se haya dado seguimiento a los pedidos Zfol capturados
• Revisar las devoluciones/recolecciones pendientes por facturar a través de la generación del reporte de Notas de crédito pendiente por facturar. Caso contrario definir un plan de trabajo para que se concluyan al 100%
• Supervisar las modificaciones y cambios solicitador por el área de operaciones.

Responsabilidad 2

Identificar áreas de oportunidad en el proceso de servicio a clientes seguimiento.

• Analizar las quejas de los clientes relativas al desempeño del Auxiliar de servicios de entrega, registrar en el control interno del área (archivo de Excel), dar seguimiento a cada una para detectar las causas, proponer soluciones, contribuir a que no exista recurrencia en los mismos problemas e informar al jefe de Despacho y Transportes Terceros.
• Balancear la carga de trabajo, dando propuestas en base al número de llamadas para determinar los horarios de trabajo adecuados para los Auxiliar de Servicios de entrega
• Realizar análisis de los errores de captura del auxiliar de Servicios de entrega, preparar el material (manual) y capacitarlos para evitar recurrencia en los mismos.
• Definir el tipo de capacitación, conseguir los recursos necesarios (sala, instructor, papelería) y programar la fecha de examen

Responsabilidad 3

Garantizar la correcta autorización de pago de maniobras.

• Revisar solicitudes de pago por concepto de maniobras.
• Analizar solicitud de la línea vs el cobro autorizado de maniobras.
• Revisar la correcta actualización del archivo de maniobra autorizada.

Responsabilidad 4

Generar Indicadores de Productividad para analizar el trabajo de cada uno de los Auxiliares de Seguimiento y balancear cargas de trabajo.

• Generar reportes de Zfol capturados vs incidencias cerradas.
• Verificar la correcta clasificación y seguimiento a las incidencias generadas.
• Generar graficas con la Información obtenida de los indicadores y entregar al Coordinador de Servicios de entrega.

Responsabilidad 5

Realizar el proceso de selección del candidato a contratar para el puesto vacante.

• Recibir el reporte de entrevista y realizar la entrevista a la terna finalista enviada por el encargado de la vacante.
• Enviar al encargado de la vacante el reporte de entrevista con los comentarios de cada candidato enviado.
• Seleccionar al candidato que cubre en mayor grado el perfil de puesto
• Llenar el formato de selección del candidato a contratar y enviarlo al Analista de Reclutamiento y Selección encargado de la vacante para proceder con la contratación.

Experiencia

• Segumiento en procesos administrativo - 2 años.
• Proceso Administrativo de Atencion a clientes - 2 años.
• Manejo de Personal - 1 año.

Conocimientos

• Manejo  y Elaboracion de indicadores
• Manejo de agun ERP
• Manejo de Excel Intermedio /Tablas dinamicas, Formulas,graficos)

Educación

Perfil Complementario

• Experiencia en Industria Farmaceutica 
• Procesos en Logistica .
• Facturacion