AUXILIAR DE DIRECCION

Tipo de colaborador

Objetivo del puesto

Brindar apoyo administrativo, logístico y operativo a la Dirección General (o Dirección de área), asegurando la correcta organización de la agenda, la gestión eficiente de la información y la coordinación de actividades, con el fin de optimizar el tiempo y facilitar la toma de decisiones.

Responsabilidades y actividades

Gestión administrativa y de agenda

• Administrar y organizar la agenda del director, coordinando citas, reuniones y viajes.
• Dar seguimiento a compromisos y acuerdos establecidos en juntas.Coordinar logística de reuniones (salas, presentaciones, materiales, catering, videoconferencias, etc.).
• Gestionar correspondencia, llamadas y correos electrónicos, priorizando la información relevante.

Apoyo en la comunicación y coordinación

• Ser enlace entre el director y otras áreas internas y externas.
• Elaborar, revisar y dar formato a documentos, reportes, minutas y presentaciones.
• Manejar información sensible con discreción y confidencialidad.

Gestión operativa

• Coordinar viajes nacionales e internacionales (boletos, hospedaje, viáticos, itinerarios).
• Dar seguimiento a facturas, reportes de gastos y trámites administrativos relacionados con la dirección.
• Mantener actualizados archivos físicos y digitales.

Proactividad y resolución de problemas 

• Anticipar necesidades del director para facilitar su trabajo diario.
• Identificar posibles riesgos o conflictos de agenda y proponer alternativas de solución.
• Sugerir mejoras en procesos administrativos y de comunicación.

Experiencia

2 a 5 años en puestos de asistencia ejecutiva, coordinación administrativa o similar.

Ingles Deseable

Conocimientos

Paquetería Office / Outlook, herramientas de agenda y gestión de proyectos.

Educación

Perfil Complementario

• Organización y planeación
• Proactividad
• Comunicación efectiva
• Confidencialidad y discreción
• Atención al detalle
• Resolución de problemasToma de decisiones